Bayi Sipariş ve Cari Takip Paneli

Firma neyi çözmek istiyordu?

Firma yaklaşık yetmiş bayiye ürün sevk ediyordu. Siparişlerin tamamı telefon ve mesajlaşma uygulaması üzerinden alınıyor, satış temsilcileri tarafından elle sisteme giriliyordu. Bu yapı üç sorun üretiyordu: yanlış girilen ürün kodları, cari bakiye sorularının satış ekibini meşgul etmesi ve sevkiyat durumu için sürekli telefon trafiği.

Beklenti, bayinin kendi başına sipariş verebildiği, bakiyesini ve sevkiyatını görebildiği bir panel kurmaktı. Firma mevcut ön muhasebe sistemini değiştirmek istemiyordu; panel bu sistemle konuşacaktı.

Panelde neler var?

Bayi giriş yaptığında kendi fiyat listesini görüyor. Fiyatlandırma bayi grubuna göre değişiyor; iskonto oranları ve özel anlaşmalı ürün fiyatları panele tanımlı. Sipariş oluştururken stok durumu anlık gösteriliyor ve stokta olmayan ürün için tahmini tedarik süresi yazıyor.

Cari hesap ekranında güncel bakiye, vadesi gelen ve geçen tutarlar, ekstre dökümü ve tahsilat kayıtları yer alıyor. Bayi kendi ekstresini tarih aralığına göre indirebiliyor. Kredi limitini aşan siparişlerde sistem uyarı veriyor ve sipariş onaya düşüyor.

Sevkiyat takibi bölümünde siparişin hangi aşamada olduğu görülüyor: onay bekliyor, hazırlanıyor, sevk edildi, teslim edildi. Sevk edilen siparişlerde kargo veya nakliye bilgisi de gösteriliyor. Bu ekran, telefon trafiğinin en büyük kaynağını ortadan kaldırdı.

Ön muhasebe entegrasyonu nasıl kuruldu?

Panel, firmanın mevcut ön muhasebe programıyla iki yönlü çalışıyor. Ürün, fiyat listesi, stok ve cari bakiye bilgisi programdan panele aktarılıyor; onaylanan siparişler ise panelden programa sipariş kaydı olarak yazılıyor.

Aktarım işlemleri zamanlanmış görevlerle çalışıyor ve her aktarımın kaydı tutuluyor. Başarısız aktarımlar kuyruğa alınıp yeniden deneniyor; belirli sayıda denemeden sonra hâlâ başarısızsa yöneticiye bildirim gidiyor. Bu izlenebilirlik olmadan, sessizce düşen bir aktarımın günler sonra fark edilmesi riski vardı.

Yetkilendirme ve devreye alma

Sistem üç rol üzerine kuruldu: bayi kullanıcısı, satış temsilcisi ve yönetici. Satış temsilcileri yalnızca kendilerine bağlı bayileri görüyor. Yetki kontrolleri arayüzde gizlemekle sınırlı tutulmadı; adres doğrudan yazıldığında da erişim engelleniyor ve bu senaryo test aşamasında ayrıca denendi.

Devreye alma kademeli yapıldı. Önce on bayiyle iki hafta pilot çalışma yürütüldü, geri bildirimler doğrultusunda sipariş ekranında sadeleştirme yapıldı, ardından tüm bayilere açıldı. Bayilere kısa video eğitimler ve tek sayfalık kullanım notu iletildi.

Bayilerin sisteme geçmesi nasıl sağlandı?

Teknik olarak çalışan bir panel kurmak, bayilerin onu kullanacağı anlamına gelmiyor. Yıllardır telefonla sipariş veren bir bayi, alışkanlığını kendiliğinden değiştirmiyor. Bu yüzden devreye alma bir yazılım projesi kadar bir alışkanlık değişimi projesi olarak planlandı.

Önce on bayiyle iki hafta pilot yürütüldü. Pilot bayilerin çoğu ilk günlerde paneli açıp sonra yine telefon etti; nedeni sorulduğunda sipariş ekranındaki ürün arama alanının yavaş ve sonuçlarının kalabalık olduğu ortaya çıktı. Arama sadeleştirildi ve son sipariş edilen ürünler ekranın üstüne alındı.

Yaygınlaştırma aşamasında her bayiye kısa video eğitimler ve tek sayfalık kullanım notu gönderildi. Satış temsilcileri, telefonla sipariş veren bayileri panelde birlikte adım adım yönlendirecek şekilde bilgilendirildi. İlk ay boyunca telefonla gelen siparişler reddedilmedi; zorlamak yerine kolaylaştırmak tercih edildi.

Raporlama tarafı

Yönetici ekranında bayi bazlı sipariş hacmi, ürün grubu kırılımı, vadesi geçen bakiye listesi ve panel kullanım oranı raporlanıyor. Panel kullanım oranı özellikle izleniyor; hâlâ telefonla sipariş veren bayiler tespit edilip nedeni araştırılıyor. Bazı durumlarda sorun alışkanlık değil, bayinin internet erişimi veya cihaz kısıtı çıktı.

Sonraki faz

İkinci faz için mobil erişim ve sipariş onay akışının yöneticiye bildirimle taşınması planlandı. Sahada çalışan bayi temsilcilerinin panele telefondan erişmek istediği, pilot dönemin geri bildirimlerinden çıkmıştı. Panel arayüzü bu ihtiyaç gözetilerek küçük ekranlarda da kullanılabilir biçimde tasarlanmıştı.