Çözdüğümüz problem
Ön kayıt talepleri tek bir e-posta kutusuna düşüyor, elle tabloya aktarılıyordu.
- Aynı aday birden çok kez aranıyor, bazı adaylara hiç dönülmüyordu.
- Adayın hangi aşamada olduğu ve kimin ilgilendiği takip edilemiyordu.
- Kayıt dönemlerindeki trafik artışında erişim sorunları yaşanıyordu.
Çözüm ve sonuç
- Program bazlı, tek ekranda toplanmış ön kayıt formu tasarlandı.
- Aday kaydı için tanımlı aşamalar, sorumlu personel ve not alanları oluşturuldu.
- Aşama, program ve tarihe göre filtreleme ile hareketsiz kayıt listesi eklendi.
- Otomatik bilgilendirme e-postaları ve aşamaya bağlı hazır şablonlar kuruldu.
- KVKK kapsamında saklama süreleri, otomatik silme görevleri ve rıza kaydı tanımlandı.
- Önbellekleme, kuyruk yapısı ve dizin optimizasyonuyla yoğun dönem yükü karşılandı.
Proje sonrası ölçümlerde adaylara dönüş süresi belirgin biçimde kısaldı.
Takipsiz kalan aday sayısı hareketsiz kayıt listesi sayesinde büyük ölçüde azaldı.
Kayıt döneminin en yoğun gününde form gönderiminde kayıp yaşanmadı.
Personel, hangi adayla kimin ilgilendiğini tek ekrandan görebiliyor.
Kurumun sorunu neydi?
Kurum, ön kayıt taleplerini web sitesindeki basit bir formdan alıyordu. Form gönderimleri tek bir e-posta kutusuna düşüyor, oradan elle bir tabloya aktarılıyordu. Kayıt döneminde günde yüzlerce talep geldiğinde bu yapı tıkanıyordu: aynı aday birden çok kez aranıyor, bazı adaylara hiç dönülmüyor, hangi adayın hangi aşamada olduğu bilinmiyordu.
Ayrıca kayıt dönemlerinde site trafiği normal dönemin birkaç katına çıkıyor ve zaman zaman erişim sorunları yaşanıyordu.
Sistem nasıl kurgulandı?
Ön kayıt formu yeniden tasarlandı ve program bazlı hâle getirildi. Aday hangi programa başvurduğunu seçiyor, forma o programa özel alanlar geliyor. Form tek ekranda toplandı ve mobil kullanım gözetilerek sadeleştirildi.
Gelen her talep sistemde bir aday kaydı oluşturuyor. Kayıt, tanımlı aşamalar boyunca ilerliyor: yeni talep, ilk görüşme yapıldı, bilgilendirme gönderildi, kurum ziyareti planlandı, kayıt tamamlandı veya olumsuz sonuçlandı. Her aşamada sorumlu personel, tarih ve not alanı tutuluyor.
Personel ekranında adaylar aşamaya, programa ve tarihe göre filtreleniyor. Belirli bir süredir hareket görmeyen kayıtlar ayrı bir listede toplanıyor; bu liste, unutulan adayların takibini kolaylaştırdı.
İletişim ve bilgilendirme
Sistem, aday kaydı oluştuğunda otomatik bilgilendirme e-postası gönderiyor ve bir sonraki adımı yazıyor. Personel, aşamaya bağlı hazır metin şablonlarını kullanarak toplu bilgilendirme yapabiliyor. Tüm gönderimler aday kaydının geçmişine işleniyor, böylece kime ne zaman ne yazıldığı görülebiliyor.
Kişisel veri tarafında saklama süreleri tanımlandı. Olumsuz sonuçlanan veya belirli süre hareketsiz kalan kayıtlar için otomatik silme görevleri kuruldu; velilerin bilgilendirme metni forma bağlandı ve açık rıza kaydı ayrı tutuldu.
Yoğun dönem için altyapı
Kayıt döneminin yükünü taşımak için birkaç önlem alındı. Sayfa içerikleri önbelleğe alındı, form gönderimleri kuyruğa yazılıp arka planda işlendi ve veri tabanı sorguları dizinler üzerinden optimize edildi. Böylece ani trafik artışlarında form gönderiminin başarısız olması engellendi.
Yayın öncesi yük testi yapıldı; beklenen en yoğun günün birkaç katı eşzamanlı istek altında sistem denendi. Test sonuçlarına göre önbellek süreleri ve kuyruk işçisi sayısı ayarlandı.
Devreye alma
Sistem kayıt dönemi başlamadan altı hafta önce devreye alındı ve önce küçük bir personel grubuyla kullanıldı. Bu süre, aşama tanımlarının kurumun gerçek işleyişine göre düzeltilmesini sağladı. Kayıt dönemine tüm personel eğitimli olarak girildi.
Raporlama neleri gösteriyor?
Yönetim ekranında ön kayıt taleplerinin programa, kaynağa ve tarihe göre dağılımı görülüyor. Her aşamada kaç adayın beklediği ve aşamalar arası geçiş sürelerinin ortalaması ayrı ayrı raporlanıyor. Bu, tıkanmanın hangi aşamada olduğunu gösteriyor; kurum ilk raporda ziyaret planlama aşamasının beklenenden çok daha yavaş ilerlediğini fark etti.
Kaynak takibi için form gönderimlerine kampanya bilgisi işaretleniyor. Hangi tanıtım çalışmasının kaç ön kayıt ve kaç tamamlanmış kayıt ürettiği ayrı izlenebiliyor. Ön kayıt sayısı yüksek ama kayda dönüş oranı düşük kaynaklar bu şekilde ortaya çıktı.
Veri güvenliği ve saklama
Aday kayıtları çoğu zaman reşit olmayan öğrencilere ait bilgiler içerdiği için veri tarafı özellikle dikkatli kurgulandı. Toplanan alan sayısı en aza indirildi; ön kayıt aşamasında yalnızca iletişim için gerekli bilgiler isteniyor, ayrıntılı bilgiler kayıt aşamasına bırakıldı.
Personel yetkileri rol bazlı tanımlandı; her personel yalnızca sorumlu olduğu programın adaylarını görüyor. Kayıtlara erişim kaydı tutuluyor. Olumsuz sonuçlanan ve belirli süre hareketsiz kalan kayıtlar için otomatik silme görevleri kuruldu, silme işlemleri yedekleri de kapsayacak şekilde planlandı.
Kayıt dönemi sonrası kullanım
Sistem yalnızca kayıt dönemine ait bir araç olarak kalmadı. Yıl içinde gelen bilgi talepleri, transfer başvuruları ve bilgilendirme toplantısı kayıtları da aynı yapı üzerinden izleniyor. Aşama tanımları bu kullanımlar için ayrı şablonlar hâlinde çoğaltılabiliyor.
2-3 gün → 4 saat
Adaya ilk dönüş süresi
%23 → %3
Takipsiz kalan aday
%91 → %100
Yoğun gün form başarısı
Günlük 3 saat → 0
Elle veri aktarımı
